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Ist der Videocall nötig oder reicht nicht auch eine Email aus?
© Ekaterina Goncharova / Getty Images
Es gibt Tage an denen eine Videokonferenz die nächste Jagd. Besonders ärgerlich ist das dann, wenn man sich im Nachhinein denkt, dass sich das auch durch eine Email hätte klären können. Zumal ein unnötiger Videocall wertvolle Zeit rauben kann, wenn der Schreibtisch voll ist.
Die Zahl ist beinahe erschreckend – im Durchschnitt hat ein Angesteller acht Videocalls am Tag, wie im Januar 2021 bei einer Umfrage durch Bitkom Research ermittelt wurde. Die vielen Calls sind besonders dann störend, wenn dafür andere wichtige Angelegenheiten liegen bleiben.
Somit ist es nicht verwunderlich, dass einige Angestellte von den ständigen Videocalls genervt sind. Schließlich lassen sich auch viele Themen, die besprochen werden in einer Mail zusammenfassen. Zumal nicht für jeden die Relevanz des Meetings immer die gleiche Größe hat. Jemand der nur sekundär damit zu tun hat, muss nicht zwangsläufig am aktiven Gespräch teilnehmen.
Selbstverständlich können Videocalls nicht gänzlich gestrichen werden. Insbesondere weil sie ein wichtiges Mittel sind, um in der durch das Homeoffice dominierten Arbeitswelt die Kommunikation innerhalb des Teams zu erhalten. Das ist nicht nur wichtig für Arbeitsprozesse, sondern auch damit Angestellte vor sozialer Isolation durch die Heimarbeit geschützt werden.
Muss ich wirklich aktiv an diesem Meeting teilnehmen?
Die Unternehmensberaterin Teresa Hertwig erklärt, dass ein großes Problem in Bezug auf die Videocalls ist, dass sowohl Teilnehmerzahl und Dauer nicht begrenzt sind. Das treibt lange Calls stark an. Daher empfiehlt sie insbesondere für Führungskräfte einen Tipp: Es muss kommunziert werden, dass sich die Angestellten aus einer Videokonferenz ausklinken können, wenn sie Gefühl haben, dass es sie nicht weiterbringt oder sogar von der eigentlich Arbeit abhält. Idealerweise überlegt sich der Host des Videocalls vorher schon, wer wirklich an dem Call beteiligt sein muss und wer nicht. Schließlich kann die Produktivität darunter leiden, wenn durch die imensen Videocalls Müdigkeit zustande kommt.
Des Weiteren ist eine zeitliche Begrenzung des Meetings oft sinnvoll. Dadurch kommt man schnell durch den Zeitplan und lässt sich nicht durch etwaige Gespräche ablenken. Ebenso praktisch kann eine thematische Begrenzung sein. Somit wird das Meeting beendet, wenn eine gewisses Problem oder ein Sachverhalt geklärt bzw. beantwortet ist.
Einen Zeitwächter bestimmen kann auch sinnvoll sein, um zielführend durch das Meeting zu geraten. Hierfür bestimmt man jemanden, der sowohl die Gesamtdauer des Meetings im Blick hat und die Sprechzeiten der einzelnen Teilnehmer reguliert. Das soll helfen, damit jeder auf den Punkt kommt und so wenig Zeit wie möglich im Videocall verbracht wird. Ob das allerdings immer funktionieren kann, muss jedes Team für sich herausfinden.
Das Problem mit der Email
Eine Mail ist allerdings auch nicht in jedem Fall besser als Videocalls wie die Unternehmensberaterin berichtet. Schließlich erhalten alle Angestellten täglich sehr viele Emails. Dementsprechend reichen insbesondere im Homeoffice Mails nicht alleine aus, da die Gefahr zu groß ist, dass sie übersehen werden.
Die vielen Videocalls sollten also nicht einfach nur mit einer Fülle an Mails kompensiert werden. Dies wäre ebenso wenig zielführend. Wenn etwas wirklich einfach mal besprochen werden muss, ist es immer noch am besten, wenn man kurz zusammenkommt und kurz aber klar durch das Meeting navigiert.
